Surat Menyurat
Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu saran untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.
Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
Syarat-syarat Surat yang Baik
secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi criteria berikut ini:
a. Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
b. Pengertian surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik
c. Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum
d. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit
e. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya.
Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penuisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya.
Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Kalimat penutup surat juga disesuaikan dengan isi surat kita. Pada umumnya, pada akhir surat kita, kita menyampaikan terima kasih kepada orang yang kita kirimi surat itu oleh karena bantuannya, perhatiannya, kerja sama yang ditunjukkannya, dan sebagainya. Kalimat penutup ini haruslah kita tempatkan pada alinea khusus yaitu alinea penutup, jangan disambungkan saja pada bagian isi surat sesungguhnya.
Bagian-bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat tersebut.
2. Tanggal Surat
Apabila sudah ada kepala surat, maka menuliskan tanggal tidak perlu didahului oleh nama tepat/kota. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan secara lengkap.
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya meliputi : nomor urutan penulisan surat, kode surat, angka tahun.
4. Lampiran
Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam bagian surat perlu dituliskan kata “lampiran”, yang diikutin jumlah yang dilampirkan.
5. Hal atau perilah
Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta (bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut. Pada surat dinas pemerintah, penulisan kata “Hal” atau “Perihal” dicantumkan dibawah kata “Lampiran”secara vertical, dengan catatan tidak boleh melewati tanggal surat.
6. Alamat yang dituju
Dalam menulis alamat surat, alamat luar (diamplop surat) harus sama dengan alamat dalam (alamat yang dituju)
7. Salam Pembuka
Salam pembuka lazim digunakan dalam surat pribadi. Penulisan salam pembuka dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.
8. Isi Surat
Isi surat merupakan bagian terpenting dari keseluruhan bagian surat. Hal ini karena bagian tersebut merupakan wadah dari segala persoalan yang hendak disampaiakan penulisnya. Isi surat dinas terbagi atas tiga bagian, yaitu :
a. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar atau pendahuluan atas pokok persoalan yang hendak disampaikan.
b. Alinea Isi
Alinea isi merupakan tempat menampung maksud- maksud pokok dari penulis surat. Bagian isi bisa lebih dari satu alinea. Setiap alineanya menyatakan satu maksud atau pesan- pesan pokok.
c. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya berisi ucapan terima kasih atau ungkapan pengharapan.
9. Salam Penutup
Salam penutup yang biasa digunakan adalah hormat saya, hormat kami, salam kami, atau wasalam.
10. Nama Jelas Pengirim dan Tanda Tangan
Pengirim surat adalah pihak yang menulis atau yang menyampaikan surat.
11. Tembusan
Penulisan bagian ini berfungsi untuk menjelaskan pihak atau instansi lain yang mendapatkan surat tersebut.
Contoh-contoh Surat
1. Surat Pribadi
Bekasi, 10 Juli 2014
Sahabatku Hana
Bandung
Hai, apa kabar? Aku harap kamu dan sekeluarga dalam keadaan sehat walafiat. Disini aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Sudah lama kita tidak berjumpa, aku ingin sekali bertemu denganmu. Bulan ini aku sedang libur, aku ada rencana ingin berkunjung kerumahmu. Apa kamu ada rencana bulan ini? Aku harap kamu tidak ada rencana, sehingga aku bisa berkunju kerumahmu. Kita akan mengelilingi kota Bandung bersama-sama.
Sekian surat dariku. Aku tunggu balasannya ya.
Sahabatmu
2. Surat Sosial
SURAT EDARAN
Nomor: ……….
Dalam rangka menerapkan disiplin tinggi masyarakat di ……. (nama tempat), perlu kami sampaikan beberapa hal mengenai jadwal pembuangan sampah harian sesuai dengan peraturan pemerintah No. …, yaitu sebagai berikut.
1. ………….
2. ………….
3. ………….
4. ………….
5. …………
Selanjutnya, operasi rutin pengawasan dan penertiban pelaksanaan peraturan ini akan dilaksanakan oleh tim gabungan dari instansi terkait. Barang siapa melanggar ketentuan dengan sengaja maka akan diterapkan tindak tegas pada yang bersangkutan. Apabila ada yang ingin mengajukan pengaduan, silahkan menghubungi nomor telepon bebas pulsa ke xxx xxx xxx.
Demikian surat edaran ini agar diperhatikan dan dilaksanakan demi kelancaran ketertiban lingkungan rumah tinggal kita.
_______, ___ _______ 2010
………………………
………………………
3. Surat Niaga
PT Penerbit Guna Ilmu
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian
Sumber:
http://sastranesia.com/bahasa-surat/
http://muthiaa.wordpress.com/2012/06/20/surat-menyurat/
http://trianysf.blogspot.com/2013/05/tugas-bahasa-indonesia-2-bagian-bagian.html
http://www.slideshare.net/atikaratri/surat-menyurat-19010513v
